Das Sekretariat der Vereinten Nationen hat den Anspruch, eine möglichst umfangreiche und diversifizierte Datenbank von Anbietern aus allen Mitgliedstaaten zu führen. Interessierte Anbieter sollten sich auf dem einheitlichen Globalen Lieferantenportal des Systems der Vereinten Nationen, dem United Nations Global Marketplace (http://www.ungm.org), registrieren.

Einer der Grundsätze des Beschaffungsprozesses der Vereinten Nationen ist es, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis für die Organisation zu erzielen. Gebote und Vorschläge werden im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens eingeholt. Für die Vergabe eines Beschaffungsauftrags bietet das Sekretariat drei Arten von Ausschreibungsunterlagen an. Alle drei unten angeführten Unterlagen enthalten die für die Einreichung eines geeigneten Angebots benötigten Informationen, unterscheiden sich jedoch je nach Art und geschätztem Geldwert des Auftrags.

• Preisanfrage (RFQ): Eine informelle Aufforderung, ein Angebot für Aufträge von relativ niedrigem Geldwert abzugeben. Dabei werden Preise und andere Geschäftsbedingungen angefragt, und den Zuschlag erhält in der Regel das günstigste den technischen Anforderungen entsprechende Angebot.
• Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP): Ein formelles Ersuchen, ein Angebot für einen Auftrag abzugeben, dessen Geldwert über dem Schwellenwert der Preisanfrage liegt, dessen Leistungsbeschreibung jedoch zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen nicht vollständig feststeht und bei dem die Innovationsfähigkeit und der spezifische Sachverstand des Anbieters nachgefragt wird, um dem Beschaffungsauftrag besser gerecht zu werden. Der Preis ist nur einer von mehreren Faktoren, zu denen auch die Bewertungskriterien zählen, die vor der Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe festgelegt werden. Nach dem Prinzip des doppelten Umschlags wird die technische Bewertung bereits vor der Öffnung der den technischen Anforderungen entsprechenden kommerziellen Angebote abgeschlossen. Den Zuschlag erhält das Angebot, das die in den Ausschreibungsunterlagen genannten Bedingungen im Wesentlichen erfüllt und für die Vereinten Nationen als am günstigsten bewertet wird.

• Einladung zur Angebotsabgabe (ITB): Eine formelle Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für Beschaffungsaufträge, bei denen die Bedingungen in der Regel bereits klar und eindeutig formuliert sind und deren Geldwert über dem Schwellenwert der Preisanfrage liegt. Die Vergabeempfehlungen gründen sich auf das niedrigste den technischen Anforderungen entsprechende Angebot.

Aufforderungen zur Interessenbekundung (EOI) werden regelmäßig sowohl auf der Website der Beschaffungsabteilung der Vereinten Nationen als auch auf dem Globalen Lieferantenportal der Vereinten Nationen (UNGM) veröffentlicht und bieten interessierten Anbietern die Gelegenheit, zu erfahren, welche einschlägigen Produkte und Dienstleistungen in Kürze nachgefragt werden könnten. Zusätzlich bietet das Portal auch einen Service für automatische Benachrichtigungen über Aufforderungen zur Interessenbekundung an. Nähere Informationen über diesen Service finden sich auf der Website des UNGM.

Eine Aufforderung zur Interessenbekundung stellt noch keine Ausschreibung dar. Die Vereinten Nationen behalten sich das Recht vor, den Beschaffungsauftrag zu jeder Zeit während der Interessenbekundung und/ oder des Ausschreibungsprozesses zu ändern oder zu stornieren. Eine Antwort auf eine Aufforderung zur Interessenbekundung ist nicht automatisch eine Garantie dafür, dass der Anbieter beim Versand der Ausschreibungsunterlagen nach ihrer Veröffentlichung berücksichtigt wird. Nur potenzielle Anbieter, die auf eine solche Aufforderung antworten und nach einer objektiven Bewertung ihrer Bewerbung als qualifiziert eingestuft werden, erhalten die endgültigen Ausschreibungsunterlagen.